El acto contó con una gran afluencia de público muy interesada en lo que, a mi modo de ver, será el futuro por el que tendremos pasar todos: La gestión documental, en la que van a confluir diferentes materias como la factura electrónica, las facturas digitalizadas, las declaraciones y otros documentos tributarios, los libros contables y registros fiscales, etc
Se tocaron distintos aspectos de la gestión documental de la empresa: la aplicación de la normativa de LOPD y la destrucción de documentos (debe ser realizada por una empresa certificada), la legislación en materia de comercio electrónico (brillante exposición de Miguel A. Pendón Meléndez, Prof. Titular Derecho Mercantil Universidad de Jerez , Consultor Caveat Abogados, S.L.P.), la tramitación telemática con la Administración (aportación del ponente Bartolomé Borrego con su amplia experiencia en esta materia) y la presentación de un software de gestión documental en la empresa (Programa ArchivaTech) de la empresa granadina MTC SOFT, que utiliza un sistema de fácil manejo con carpetas al estilo de Windows y donde es fundamental el uso de base de datos de Oracle. Durante la jornada hubo una exposición de productos de Fujitsu Siemens, en la vanguardia de los scanners de gran capacidad y pequeño formato, al alcance de los presupuestos de las pymes andaluzas.
Quedó claro que las empresas han de incorporarse lo antes posible en esta nueva forma de gestión de la información, pero sin duda, lo más destacable es el interés que está despertando esta materia en el mundo empresarial, no así en el mundo de la asesoría fiscal.
La ingente cantidad de información en formato electrónico que manejamos hoy día está provocando en muchas empresas verdaderos problemas de búsqueda y localización de la misma. Pensemos en la variedad de ficheros que utilizamos diariamente: Word, PowerPoint, Excel, Correos electrónicos, Pdf, facturas electrónicas, facturas digitalizadas, declaraciones tributarias, contratos mercantiles, etc.
Por otra parte, la Ley 36/2006 de Medidas prevención del fraude fiscal, en el desarrollo llevado a efecto por el RD 1065/2007, Reglamento Gral. Gestión e Inspección Tributaria, ha concretado que a partir de 2009, las Sociedades Anónimas (A) y Limitadas (B) deberán presentar obligatoriamente por vía telemática una declaración informativa comprensiva de Libros de Registro de Facturas que, previsiblemente, se aprobará a finales del presente año.
Ello plantea un problema que va a afectar principalmente a los profesionales de la asesoría fiscal, ya que en los primeros 20 días posteriores al período que comprenda la declaración, tendrán que presentar los libros registro de IVA en el formato que se determine. El contenido de estos libros, tendrá que coincidir con las facturas expedidas y recibidas y con la información que se declare en la correspondiente declaración de IVA, y me temo que estos profesionales no van a tener tiempo material para hacer que cuadren los tres.
Las empresas van a necesitar implantar un sistema de gestión documental que permita un acceso, total o restringido al personal, con niveles de acceso diferentes, que, llegado el momento, permita incluso al asesor fiscal descargarse a tiempo los datos para la confección de la declaración de libros registros. Este gestor documental garantizará el acceso completo a la AEAT a la hora de comprobar facturas.
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